Por qué son necesarios los datos: la importancia de sistematizar el registro de datos

14 octubre 2020

Sophie Otiende  | Regional Operations Manager - Africa, Liberty Shared
Ayesha Lissanevitch  | VCMS Director, Liberty Shared

<strong>Sin datos ni pruebas fiables,</strong> ya sean cualitativos o cuantitativos, es difícil para las organizaciones y la comunidad global comprender el alcance del problema de la trata y, por lo tanto, construir una base sólida de medidas efectivas para combatir la trata de personas y la esclavitud moderna. Dado que las organizaciones de la sociedad civil (OSC) son a menudo <a href="https://delta87.org/2019/01/screening-migrant-workers-thailand-new-technology-apprise/" target="_blank" rel="noopener">personal de auxilio de primera línea</a> para los sobrevivientes de la trata, es imperativo que estén equipados con las herramientas y la capacitación para recopilar <a href="https://delta87.org/2020/02/strengthening-evidence-tackle-labour-exploitation-human-trafficking/" target="_blank" rel="noopener">datos procesables</a> que la comunidad contra la trata de personas pueda usar para mejorar la atención, prevenir traumas y responsabilizar a los perpetradores. Lamentablemente, muchas OSC carecen de los recursos y la capacidad para agilizar la recopilación y el análisis de datos. Para abordar esta laguna, <a href="https://libertyshared.org" target="_blank" rel="noopener">Liberty Shared</a> diseñó y desarrolló el <a href="https://www.vcms.app" target="_blank" rel="noopener">Sistema de Gestión de Casos de Víctimas (VCMS)</a> en 2013 con el objetivo de desarrollar infraestructura para ayudar a la sociedad civil a agilizar el mantenimiento de registros de datos de casos.

<a href="https://delta87.org/wp-content/uploads/2020/10/Screen-Shot-2020-10-14-at-4.26.21-PM.png"><img class="size-full wp-image-16217 aligncenter" src="https://delta87.org/wp-content/uploads/2020/10/Screen-Shot-2020-10-14-at-4.26.21-PM.png" alt="" width="624" height="436" /></a>
<h4>Desafíos para la recopilación y el análisis de datos</h4>
La creación del VCMS surge del compromiso de Liberty Shared de mejorar los siguientes desafíos expresados por las OSC a nivel mundial:
<ol>
<li><strong>Acceso a la información</strong>: Los registros de los clientes suelen estar en papel o almacenados en varios lugares, lo que dificulta la obtención rápida de información sobre un caso. También limita la cantidad de personas que tienen acceso o pueden ser responsables de trabajar en un caso específico. Como la gestión de casos es un proceso colaborativo, tener una variedad de archivos de casos almacenados en varias ubicaciones no solo provoca demoras en los procesos de gestión, sino que limita la colaboración entre los trabajadores de casos y entre las organizaciones, lo que a su vez afecta el nivel de atención que se le brinda a un sobreviviente.</li>
<li>Pérdida de información: La falta de un depósito central de datos accesible manifiesta que las organizaciones dependen del personal para recordar la información de los clientes. Además, la elevada rotación de personal agrava el problema de la pérdida de datos, ya que la información se pierde o se extravía cuando los miembros del personal abandonan una organización o debido a un traspaso incorrecto.</li>
<li>Retraumatización de los sobrevivientes: Los sobrevivientes a menudo tienen que volver a contar o repetir sus historias cuando conocen a miembros del personal nuevos, que no están al tanto o no tienen acceso a los datos iniciales recopilados. Tener que revivir momentos difíciles y traumas es la antítesis de lo que busca una organización contra la trata.</li>
<li>Uso de información e informes: La creación de informes y la ejecución de análisis pueden llevar mucho tiempo y ser engorrosos sin los mecanismos adecuados para recopilar y organizar los datos, lo que impide que las organizaciones utilicen los datos de manera efectiva para tomar decisiones y acciones informadas.</li>
<li>Falta de estandarización de los datos sobre la trata de personas: La recopilación de datos es muy individualista y varía según las necesidades de cada organización. Esto es problemático ya que los campos de datos no siempre se superponen, y esto genera que los esfuerzos de colaboración sean muy tediosos. Los impactos se ven tanto en los informes como en la comprensión general del problema, lo que crea una falta de información.</li>
</ol>
Dados estos desafíos, sin herramientas estandarizadas como el Sistema de Gestión de Casos de Víctimas (VCMS), es difícil mejorar: (i) la prestación de servicios de casos; (ii) el acceso a la justicia; (iii) la investigación y el procesamiento; (iv) la revisión del desempeño gerencial y operativo; (v) los informes de donaciones y subsidios; (vi) la supervisión y evaluación (M&E); (vii) las iniciativas y la revisión de políticas; y (vii) la investigación.
<h4>El Sistema de Gestión de Casos de Víctimas (VCMS)</h4>
Al trabajar directamente con las ONG asociadas de primera línea, Liberty Shared ahora puede compartir esta herramienta que funciona dentro de las realidades del entorno operativo de las ONG, y conservar la coherencia en el tipo de información que se captura, al tiempo que puede ofrecer flexibilidad para atender una variedad de necesidades del socio independientemente de la ubicación o el enfoque laboral. El VCMS se puede personalizar para las ONG de todo el mundo en varios idiomas. Además, nuestra asociación con Salesforce es una parte integral para garantizar la seguridad de los datos y la sostenibilidad continua, dos factores cruciales que todas las OSC tienen en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de gestión de casos. Si bien muchas organizaciones optaron por sistemas a medida, se mitigan los elevados costos operativos y de gestión que constituyen una preocupación clave. Por lo tanto, las organizaciones, independientemente de su tamaño y alcance, ahora pueden permitirse utilizar un sistema optimizado en el que pueden mantener y conservar registros completos.

Los comentarios de los socios fueron una parte integral del desarrollo de VCMS. A lo largo de los años, el equipo de VCMS ha estado en comunicación constante con los socios para comprender mejor sus necesidades mediante el uso de los comentarios de los socios para realizar cambios clave en la experiencia del usuario (UX). Por ejemplo, en julio de 2020 lanzamos la interfaz VCMS Lite, que es una interfaz para dispositivos móviles mucho más simple que VCMS Full pero con funciones sin conexión. Debido a que las organizaciones a menudo enfrentan una baja conectividad en el campo, los asistentes sociales no pueden realizar un buen mantenimiento de registros. VCMS Lite resuelve este desafío porque permite que los trabajadores de primera línea capturen campos de datos sin conexión, que se sincronizan automáticamente con el sistema completo cuando se conectan a Internet. Si bien el VCMS puede llevarse el crédito por resolver muchos desafíos clave, hay ocho beneficios que los socios aprecian más:
<ol>
<li>Accesibilidad: El VCMS utiliza tecnología basada en la nube, lo que hace que los registros sean accesibles en cualquier momento desde cualquier ubicación. VCMS Lite mejora aún más la capacidad de VCMS ya que agrega funciones sin conexión.</li>
<li>Colaboración: El VCMS facilita el acceso y brinda a los trabajadores de primera línea la capacidad de trabajar en los mismos registros, lo que aumenta la colaboración.</li>
<li>Atención centrada en el sobreviviente y basada en el trauma: La captura integral de datos y un proceso ético de mantenimiento de registros garantizan que los sobrevivientes no tengan que volver a contar sus historias. Por lo tanto, se puede realizar un seguimiento de la atención de principio a fin.</li>
<li>Desarrollo de mejores prácticas y evidencia: El VCMS permite rastrear y analizar los datos y las intervenciones durante un período de tiempo.</li>
<li>Estandarización de las prácticas de datos dentro del movimiento: La plataforma alienta a los socios a utilizar campos estandarizados y procesos de gestión de casos similares.</li>
<li>Comunidad y responsabilidad: Dado que el sistema anima a los usuarios a trabajar juntos, los casos se pueden compartir entre organizaciones. Esto ayuda a construir una comunidad más informada y hace que las organizaciones y los usuarios sean más responsables.</li>
<li>Informes exhaustivos: Las plantillas facilitan la realización de informes y los informes detallados más frecuentes ayudan a identificar y explicar mejor las tendencias.</li>
<li>Funcionalidad sin conexión: Importante para las organizaciones que trabajan donde las redes de Internet y la electricidad podrían obstaculizar el mantenimiento de registros adecuado.</li>
</ol>
Más allá de proporcionar a las ONG herramientas y tecnología de nivel empresarial para mejorar sus procesos actuales, la misión principal del programa del VCMS es respaldar la creación y el desarrollo de una comunidad de la sociedad civil que sea capaz de utilizar los datos de manera prudente y eficaz con el fin de aumentar la responsabilidad y desarrollar la capacidad de servicio. Básicamente, sin registros que proporcionen pruebas, no se podrá exigir responsabilidades a los perpetradores ni habrá acceso a la justicia para los sobrevivientes y las poblaciones vulnerables a la trata de personas y la esclavitud moderna. Para obtener más información sobre el sistema, visite <a href="https://www.vcms.app" target="_blank" rel="noopener">www.vcms.app</a> o comuníquese con el equipo de VCMS vcms@libertyshared.com.

<em>Este artículo fue preparado por Sophie Otiende y Ayesha Lissanevitch como colaboradoras para Delta 8.7. Según lo establecido en los Términos y condiciones de uso de Delta 8.7, las opiniones expresadas en este artículo pertenecen a los autores y no reflejan necesariamente las de la UNU o sus socios.</em>
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